Convocar e liderar uma reunião parece coisa simples, que não exige qualquer habilidade ou conhecimento. Entretanto, se você pensar um pouco, vai lembrar de reuniões terríveis, onde muita perda de tempo foi o principal resultado, enquanto aborrecimento geral e má vontade foram o clima. As pessoas esquecem que reuniões também têm sua própria etiqueta e que algumas regras simples podem criar um ambiente agradável e colaborativo. Afinal, colaboração é o mínimo que se espera de uma reunião, senão as pessoas resolviam os assuntos sozinhas, não?

Ao convocar a reunião, informe sobre horário, local, duração, os assuntos que serão tratados e as pessoas que deverão estar presentes. Preste bastante atenção às pessoas que você vai convidar para não chamar alguém que não tenha nada a ver com o assunto. Nada mais desagradável do que perceber que você tirou alguém de suas tarefas diárias importantes apenas para fazer número. Se a reunião for com uma outra empresa, informe-se antes sobre ela e as pessoas que estarão presentes.

Inicie agradecendo a presença de todos, dê um resumo dos assuntos que serão abordados e informe a hora prevista para o término da reunião. Se acontecer um imprevisto e você se atrasar para iniciar a reunião, não deixe de dar uma boa justificativa e de pedir desculpas pelo atraso. Se tiver que esperar por pessoas atrasadas, dê um limite pequeno que não incomode quem chegou na hora. É extremamente desagradável alguém deixar coisas pela metade para estar no horário e ficar esperando indefinidamente por quem não se preocupa com isso. Se o atrasado for imprescindível, mande alguém telefonar e saber quanto tempo ele irá demorar. Informe aos presentes e libere quem não pode esperar e, se muitos não puderem, adie a reunião.

Se for imprescindível deixar o celular ligado, deixe no modo silencioso. Se tiver de atender – apenas uma emergência efetiva – levante da mesa, peça licença, passe a coordenação para um colega e vá falar fora da sala. Se for assunto particular, simplesmente não atenda. Coordenando a reunião, todos os olhos e ouvidos estarão em você, não tem jeito.

Durante toda a reunião, olhe para quem está falando, não fique olhando para a mesa ou para as outras pessoas da sala e, principalmente não consulte celular ou relógio.

Abra espaço para as pessoas mais tímidas se manifestarem, esse é um papel importante de quem está liderando uma discussão. Da mesma forma, contenha aqueles que tentam monopolizar as atenções, delicadamente ou até com mais veemência se a delicadeza não funcionar.

Faça o possível para terminar na hora prevista e, se precisar de mais tempo, consulte os participantes para verificar se eles podem continuar. Ao final, agradeça a presença e colaboração de todos. Você verá que na próxima convocação todos terão muito mais prazer em estar sob sua liderança.